19 août 2019

4 logiciels indispensables pour gérer une école à distance

Par Punda writer

Hey !!! , tu te
demandes pourquoi j’aborde ce sujet ? C’est parce qu’il faut réduire le
temps de travail.

L’informatique est un
ensemble d’outils numérique dont le but est de facilité le travail et d’automatisé
des tâches.

L’ignorance fait en sorte
que cet outil révolutionnaire soit considéré comme une perte de temps.

 Personnellement, j’ai informatisé tous mes
entreprises, parce je m’étais rendu compte que je passée mes journée sur la
route, dans le véhicule en train de monter et descendre d’une entreprise à une
autre.

C’était beaucoup de
fatigue… Des fois je devais tenir des réunions dans chaque entreprise le même
jour. J’étais plus un humain, je me fessais souffrir pour rien.

J’ai fait des recherches,
je suis tombé sur plusieurs logiciels gratuits et intéressants. J’ai suivi des
formations puis j’ai mis en place dans mes entreprises. Ce qui m’a permet de
faire un travail simple et efficace. Tu peux retrouver l’intégralité de la formation ici.

Voici les applications que
j’utilise :

        Les E-mail

        Trello

       Skype

       Onedrive

       Word et excel (que l’on parlera dans un
autre article)

Les Mail 

Lorsque tu as une entreprise, tu dois absolument avoir une adresse mail pour communiquer avec tes clients.

Le Mail est le moyen de contact le plus utilisé sur Internet. C’est le même principe que le courrier, mais au lieu de passer par la poste, ça se passe directement sur votre ordinateur et internet.

 

L’adresse mail est, au même titre que ton adresse physique, l’adresse unique qui te permettra d’être contacté. L’adresse est du type : jean.ilunga@gmail.fr. L’obtention d’une adresse mail est gratuite.

 

Sorte d’adresse mail

Pour obtenir une adresse mail, tu peux :

         utiliser un service indépendant gratuit comme YahooGmail (de Google) ou Live (de Microsoft). Tu peux ensuite utiliser un logiciel pour lire tos mails comme Outlook(de la suite Office) ou Thunderbird (gratuit, par les créateurs de Firefox), ou encore utiliser directement le webmail proposé par votre fournisseur.

         Soit tu peux faire une adresse professionnelle payante. Il s’agit une adresse rattachée à un nom de domaine qui t’appartient. Ton adresse pro sera du type contact@monentreprise.fr ou paul.martin@monentreprise.fr

C’est ce type d’adresse mail que tu devras utiliser pour communiquer avec tes clients et prospects. Je t’explique pourquoi.

Les avantages de l’adresse pro

Le premier intérêt, et pas des moindres, c’est que ça fait plus sérieux!

Une adresse email professionnelle permet de faire la promotion de ta marque ou de ton entreprise, puisque celle-ci fait partie de cette adresse mail.
De plus, si tu avais un site internet sur le nom de domaine que tu utilises, tes contacts pourront très simplement aller le consulter: le contact qui reçoit un mail de paul.martin@monentreprise.fr peut tout naturellement aller consulter le site monentreprise.fr et y découvrir tes produits et services.  

Trello

Trello est un outil collaboratif conçu pour organiser ses tâches et gérer ses projets. Sous la forme d’une application web et application, Trello permet d’y voir plus clair dans la gestion de projet. Utiliser par un grand nombre d’entreprises, il fait partie des outils que nous utilisons au quotidien dans nos écoles.

Lorsque l’on utilise Trello, il faut commencer par créer des tableaux par thématiques, le plus souvent par projet. Dans chaque tableau il faut ensuite composer des listes par colonnes selon ses préférences :

·         par calendrier : janvier, février, mars…

·         par progression : à faire, en cours, terminé

·         par collaborateurs

·         par métiers

·         par projets

Le modèle d’organisation le plus classique (aussi appelé Kanban) consiste à trier ses colonnes par progression comme une “to do list”, mais libre à toi d’organiser ton projet comme bon te semble. Ensuite, dans chaque colonne il faut ajouter des cartes qui correspondent à une tâche à réaliser.

Chaque carte peut être agrémentée de photos, de fichiers, de liens, de cheklists, de commentaires et de deadlines. On peut également attribuer des responsables de projets à une carte et utiliser des étiquettes de couleurs pour souligner l’importance d’une mission… Les fonctionnalités sont nombreuses.

Tu peux voir ce modèle que j’utilise dans la gestion d’école.

Notre manière de l’utiliser

Dans nos écoles, on a choisi de créer un tableau Trello pour chaque équipe et gérer plus facilement les projets. On a donc créé des tableaux pour les administrations, le secrétariat, le marketing et la communication ou encore le support client. Pour des projets de grandes envergures nous faisons des tableaux à part.

 Par exemple, pour l’organisation des fêtes ou reunion de parent de l’école, nous avions choisi de créer un Trello uniquement dédié à l’évènement pour organiser le projet de A à Z., car ce sont des événements qui nécessitent une grande organisation en amont. On a ainsi créé des colonnes “Tâches”, “cette semaine”, “en cours”, “en attente”, “terminé” et “annulé” pour s’y retrouver. On a également créé des cartes pour chaque tâche avec une ou plusieurs personnes en charge d’effectuer la mission.

NECESSITE

Il est essentiel d’avoir une bonne organisation pour mener un projet jusqu’à la réussite, c’est pourquoi nous avions choisi cet outil. L’application est très pratique, elle fait partie de notre quotidien et on ne peut plus s’en passer.

Je peux coordonner des projets à plusieurs et cet outil se prend en main facilement. On a aussi accès à Trello sur mobile si jamais on doit effectuer des déplacements. Même à distance, je suis notifié sur son smartphone dès qu’un collaborateur ajoute ou commente une tâche.

D’ailleurs je t’invite à le tester et à voir de vous-même quel classement te convient le mieux pour gérer tes projets. L’application conviendra parfaitement à toutes les entreprises, que tu sois une startup ou une PME.

SKYPE

Skype est un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques ou vidéo via Internet, ainsi que le partage d’écran. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits, tandis que ceux vers les lignes téléphoniques fixes et les téléphones mobiles sont payants. Il existe des fonctionnalités additionnelles comme la messagerie instantanée, le transfert de fichiers et la visioconférence.

ONEDRIVE

OneDrive est le service de Cloud Computing Microsoft qui te connecte à tous tes fichiers. Elle te permet de stocker et de protéger tes fichiers, de les partager avec d’autres personnes et d’y accéder où que tu sois sur tous tes appareils. Lorsque tu utilises OneDrive avec un compte fourni par ton entreprise ou établissement scolaire, il est parfois appelé OneDrive Entreprise.

CONCLUSION

Que vous soyez ensemble au bureau ou que vous travaillez avec votre équipe à distance, la clé du succès réside dans votre capacité à collaborer de façon efficace. Pour ce faire, rien de mieux que ces applications, qui vous aideront notamment à gérer vos projets, à rester organisés ou encore à trouver de nouvelles idées.